Artigo 16: A Conservação de Dados – As 4 Exceções para Não Apagar

Art. 16. Os dados pessoais serão eliminados após o término de seu tratamento, no âmbito e nos limites técnicos das atividades, autorizada a conservação para as seguintes finalidades:

I - cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo controlador;

II - estudo por órgão de pesquisa, garantida, sempre que possível, a anonimização dos dados pessoais;

III - transferência a terceiro, desde que respeitados os requisitos de tratamento de dados dispostos nesta Lei; ou

IV - uso exclusivo do controlador, vedado seu acesso por terceiro, e desde que anonimizados os dados.

O que isso significa na prática?

Este artigo é o complemento direto do Artigo 15. Enquanto o Artigo 15 diz quando o tratamento termina, o Artigo 16 diz o que acontece depois que ele termina. A regra geral é: eliminar os dados.

No entanto, a lei prevê exceções importantes, permitindo que a empresa (controlador) conserve os dados pessoais em quatro situações muito específicas:

1. Obrigação Legal ou Regulatória: Se outra lei ou norma exige que você guarde aqueles dados por um determinado período.

2. Estudos e Pesquisas: Para uso por um órgão de pesquisa, desde que os dados sejam, sempre que possível, anonimizados.

3. Transferência a Terceiros: Quando os dados precisam ser transferidos para outra empresa, desde que essa transferência siga todas as regras da LGPD.

4. Uso Exclusivo da Empresa (Anonimizado): A empresa pode guardar os dados para seu próprio uso, mas com duas condições: o acesso de terceiros é proibido e os dados devem ser anonimizados.

Isso significa que o “fim do tratamento” é, na verdade, o fim do uso ativo do dado para a sua finalidade original. A partir daí, ou ele é eliminado de forma segura, ou é conservado apenas se uma dessas quatro exceções se aplicar.

Como se Aplica ao seu Negócio?

Sua política de retenção e descarte de dados precisa prever não apenas o prazo de guarda, mas também o que fazer após esse prazo, considerando estas exceções.

⚖️ Obrigação Legal (I): Um funcionário foi demitido. A finalidade do tratamento para o contrato de trabalho acabou (Art. 15). No entanto, sua empresa é obrigada por leis trabalhistas e previdenciárias a guardar os dados desse ex-funcionário (como folha de ponto, recibos de pagamento) por vários anos. A conservação é permitida e necessária.

🔬 Estudo por Órgão de Pesquisa (II): Um hospital que também é um órgão de pesquisa pode conservar os dados de saúde de pacientes, mesmo após a alta, para realizar estudos sobre a prevalência de certas doenças. Para isso, deve garantir a anonimização ou pseudonimização dos dados.

➡️ Transferência a Terceiro (III): Sua empresa decide mudar de serviço de contabilidade. O tratamento com o contador antigo terminou (Art. 15). Você pode conservar os dados temporariamente para realizar a transferência segura para o novo escritório, garantindo que o novo fornecedor também esteja em conformidade com a LGPD.

📊 Análise Interna (IV): Sua loja virtual encerrou uma campanha de marketing. A finalidade do tratamento dos dados dos clientes para aquela campanha específica terminou. No entanto, você pode conservar os dados de forma anonimizada (removendo qualquer link com o indivíduo) para uso exclusivo em análises internas, como estudar o perfil de compra por região ou faixa etária para planejar futuras estratégias.